Grootste verbeterpunten voor ons: eenvoudige vensters, efficiënt plannen, werken met reservatieprioriteiten, eenvoudige voorfacturatie, snelle registratie van aanwezigheden,...
Voor de definitieve omschakeling naar Deona IBO, bestond er al een goede samenwerking met Deona in verband met de DVO en KDV edities. De Deona IBO 1.0 editie stond echter nog in de kinderschoenen. Daar zag ik (Lieve) mijn kans om mee vorm te geven aan het IBO programma. Mijn prioritaire doelstelling was om een gebruiksvriendelijk programma tot stand te brengen waarin veel mogelijkheden vervat zitten op vlak van registratie, planning en facturatie.
IBO Dol-fijn organiseert vakantie- en woensdagnamiddag opvang en werd als pilootproject gebruikt om Deona IBO verder te laten ontwikkelen. Zo kwam er een totaalplaatje tot leven waarbij ouders via het ouderportaal hun opvang kunnen reserveren, waarna deze opvangaanvragen worden goed- of afgekeurd door de verantwoordelijke en de kinderbegeleiders de aankomst- en vertrektijden kunnen registreren via het web dashboard of op de smartphone. Weg met al het papierwerk!
De verbeteringen die we ervaren hebben sinds de overstap naar Deona IBO 2.0:
Eenvoudig en intuïtief
Deona ziet er modern uit en is aangenaam om mee te werken. Alle vensters zijn overzichtelijk en intuïtief opgebouwd. Heel veel mogelijkheden zijn aanwezig in de software en met de juiste toelichting kan zelfs de minst ervaren computergebruiker relatief snel aan de slag met de software.
Efficiënt plannen
Het plannen van voor- en naschoolse opvang is heel efficiënt. Via een rollend wekensysteem blijft de reservering continu openstaan. Ouders kunnen dan ook via het ouderportaal eenvoudig aanvragen indienen voor voor- en naschoolse periodes. Ook het aftelsysteem tot wanneer ouders kunnen inschrijven is een verbetering.
Reservatieprioriteiten
In Deona IBO 2.0 kunnen we werken met reservatieprioriteiten. In de vakantieperiodes wordt er bijvoorbeeld prioriteit gegeven aan kinderen onder 6 jaar die in Essen wonen en hun broers en zussen.
Eenvoudige voorfacturatie
In ons vorig pakket kon je maar één keer per maand factureren. Bij Deona speelt dit geen rol. Je kan zoveel keer een facturatie genereren per maand als nodig is. Zowel bij de voorfacturatie, als facturatie achteraf. Je kan facturatiefouten dus onmiddellijk rechtzetten en hoeft hiervoor dus niet te wachten op de volgende maandelijkse facturatie.
Snelle registratie van aanwezigheden
De registratie van aanwezigheden via het web dashboard of de Smartphone verloopt nu veel vlotter. De kinderbegeleiders kunnen aankomst en vertrek rechtstreeks invoeren in de software waardoor het papierwerk sterk verminderd is en meer tijd gespendeerd kan worden aan bijvoorbeeld pedagogische aangelegenheden.
E-mailen
E-mails versturen naar geselecteerde ouders was voordien heel ingewikkeld. In Deona kan je heel vlot de ouders uitfilteren volgens bijvoorbeeld aanwezigheden in een bepaalde periode.
Boetesysteem
Wanneer ouders opvang bestellen en ze komen zonder geldige reden niet opdagen, dan kan er nu in één beweging een boete aangerekend worden waarvan het bedrag gelijk staat aan het tarief van de gereserveerde opvangduur.
Als we Deona IBO 2.0 een score tot 10 zou kunnen geven dan zou die score 8,5/10 zijn.
Er is altijd ruimte voor verbetering, maar Deona zorgt voor een vlottere en efficiëntere werking.
IBO Dol-fijn organiseert vakantie- en woensdagnamiddag opvang en werd als pilootproject gebruikt om Deona IBO verder te laten ontwikkelen. Zo kwam er een totaalplaatje tot leven waarbij ouders via het ouderportaal hun opvang kunnen reserveren, waarna deze opvangaanvragen worden goed- of afgekeurd door de verantwoordelijke en de kinderbegeleiders de aankomst- en vertrektijden kunnen registreren via het web dashboard of op de smartphone. Weg met al het papierwerk!
De verbeteringen die we ervaren hebben sinds de overstap naar Deona IBO 2.0:
Eenvoudig en intuïtief
Deona ziet er modern uit en is aangenaam om mee te werken. Alle vensters zijn overzichtelijk en intuïtief opgebouwd. Heel veel mogelijkheden zijn aanwezig in de software en met de juiste toelichting kan zelfs de minst ervaren computergebruiker relatief snel aan de slag met de software.
Efficiënt plannen
Het plannen van voor- en naschoolse opvang is heel efficiënt. Via een rollend wekensysteem blijft de reservering continu openstaan. Ouders kunnen dan ook via het ouderportaal eenvoudig aanvragen indienen voor voor- en naschoolse periodes. Ook het aftelsysteem tot wanneer ouders kunnen inschrijven is een verbetering.
Reservatieprioriteiten
In Deona IBO 2.0 kunnen we werken met reservatieprioriteiten. In de vakantieperiodes wordt er bijvoorbeeld prioriteit gegeven aan kinderen onder 6 jaar die in Essen wonen en hun broers en zussen.
Eenvoudige voorfacturatie
In ons vorig pakket kon je maar één keer per maand factureren. Bij Deona speelt dit geen rol. Je kan zoveel keer een facturatie genereren per maand als nodig is. Zowel bij de voorfacturatie, als facturatie achteraf. Je kan facturatiefouten dus onmiddellijk rechtzetten en hoeft hiervoor dus niet te wachten op de volgende maandelijkse facturatie.
Snelle registratie van aanwezigheden
De registratie van aanwezigheden via het web dashboard of de Smartphone verloopt nu veel vlotter. De kinderbegeleiders kunnen aankomst en vertrek rechtstreeks invoeren in de software waardoor het papierwerk sterk verminderd is en meer tijd gespendeerd kan worden aan bijvoorbeeld pedagogische aangelegenheden.
E-mailen
E-mails versturen naar geselecteerde ouders was voordien heel ingewikkeld. In Deona kan je heel vlot de ouders uitfilteren volgens bijvoorbeeld aanwezigheden in een bepaalde periode.
Boetesysteem
Wanneer ouders opvang bestellen en ze komen zonder geldige reden niet opdagen, dan kan er nu in één beweging een boete aangerekend worden waarvan het bedrag gelijk staat aan het tarief van de gereserveerde opvangduur.
Als we Deona IBO 2.0 een score tot 10 zou kunnen geven dan zou die score 8,5/10 zijn.
Er is altijd ruimte voor verbetering, maar Deona zorgt voor een vlottere en efficiëntere werking.