Het gebruiksgemak van Deona is voor ons zeker een voordeel. Zo is het op administratief vlak een vereenvoudiging, doordat de uren van het brengen en afhalen van kindjes bij het in- en uitloggen al geregistreerd staan. Dit terwijl we vroeger met aftekenlijsten werkten, waarbij ouders het uur van brengen en afhalen moesten aftekenen, wat best omslachtig was.

Verder heb je ook heel wat functionaliteiten. Bijvoorbeeld het meesturen van foto’s bij het heen- en weerboekje, wat door de ouders erg op prijs gesteld wordt. Daarnaast kan je het heen- en weerboekje personaliseren met de knoppen die je gebruikt, wat toch ook wel een voordeel is. In het begin hadden we die vaste basisstructuur, maar daar vonden we onze weg niet helemaal in. Er werd terminologie gebruikt die we intern niet gebruiken, maar dat kan je dus helemaal op maat van het kinderdagverblijf aanpassen.

Het aanmaken van de facturen was in het begin wel wennen, maar nu loopt dat vrij vlot, aangezien alle aanwezigheden in Deona zitten. Dat levert ons toch heel wat tijdsbesparing op. Ook de betaalopvolging zit wel goed ineen, en daarmee samenhangend de e-mailsjablonen. Dat laatste is een functie die we nog maar vrij recent gebruiken, maar heel praktisch en efficiënt werkt. Ik heb bijvoorbeeld een sjabloon gemaakt voor mensen die openstaande facturen hebben of een domiciliëring die niet is doorgegaan. Met één klik is die mail dan verstuurd. Door het feit dat dit zo makkelijk is voor ons, zijn we ook sneller geneigd om die mails te sturen. De volgende keer dat we de betaalopvolging doen en we nog openstaande facturen zien, sturen we een tweede herinnering naar deze mensen. Wat dat betreft werkt dat heel vlot en zien we eveneens dat de betalingen vlotter binnenkomen.

Wat we nu ook aan het overwegen zijn, maar daar zijn we nog niet mee gestart, is om documenten te genereren in Deona. Voor bijvoorbeeld schriftelijke overeenkomsten, een huishoudelijk reglement, verklaringen en andere bijlagen zie ik daar mogelijk wel voordelen in. Dan kan je die er allemaal inzetten met de hashtags om vervolgens eenvoudig het document te maken, af te drukken en aan de ouders te bezorgen ter ondertekening.

Voor de kinderbegeleiders was het in het begin wel wat wennen om met Deona te werken, maar ondertussen werken ze er wel graag mee. Ze doen regelmatig ook voorstellen om bepaalde knoppen toe te voegen, wat ik dan zelf kan aanpassen. En dan zien ze die op hun tablet verschijnen. Zo hebben we Deona al wat meer naar onze hand gezet. Daarnaast zorgt Deona voor tijdsbesparing ook bij de begeleidsters, omdat ze alles snel kunnen ingeven.